برگشت از توزیع، بررسی دلایل و عوامل

برگشت از توزیع : دلایل و عوامل !

شاید مهمترین نکته در برگشت از توزیع ، ایجاد سیستمی باشد که این قابلیت را داشته باشد بین برگشت از فروش و برگشت از توزیع تفاوت قائل شود چرا که اساسا دلایل شکل گیری این دو و نیز نحوه برخورد با آنها کاملا متفاوت است . نیز برای کنترل هر شاخصی ، ابتدا نیاز به اندازه گیری آن داریم . پس مهم است که دلایل برگشتی به طرز دقیقی ثبت و اندازه گیری شود .

همچنین نیازی به گفتن نیست که با توجه به هزینه بالای عملیات توزیع در شرکتهای پخش (شامل هزینه سوخت – استهلاک خودرو یا اجاره آن – نیروی انسانی و .. ) کاهش حتی ۱%  در برگشت از توزیع کالا، می تواند منجر به افزایش بهره وری و نهایتا سودآوری شرکت گردد . از دیگر تبعات برگشتی بالای توزیع میتوان به کاهش توان و انگیزه پرسنل بخصوص پرسنل توزیع  و انبار  اشاره کرد . با این مقدمه مهمترین علت های برگشت از توزیع را به شرح زیر لیست می کنیم :

۱- ارسال با تاخیر : هرچقدر میزان تاخیر در ارسال کالای سفارش گرفته شده بیشتر باشد ، احتمال مرجوعی آن نیز بیشتر می شود . شاید یکی از دلایل این موضوع رقابت موجود در بازار و تامین کالا از رقیب می باشد . مصطلح است که “مشتری ، منتظر ما نمی ایستد“

۲- عدم انطباق ویزیت با توزیع : هرچقدر پرسنل فروش کمتر توجیه بوده و آموزشهای کمتری دیده باشند ، این علت پررنگ تر می شود . ناهماهنگی های متعددی می تواند بین ویزیت و توزیع و جود داشته باشد مثلا :تعارض بین شرایط تسویه توافق شده در ویزیت با شرایط واقعی شرکت، ارسال سفارش بیش از توافق،ارسال سفارش کمتر از توافق 

۳- سفارش صوری !! : گاهی سرپرستان فروش یکی از شیوه های کنترلی خود در مواجهه با عملکرد ویزیتورها را اجبار ایشان به داشتن حداقل یک تعداد مشخص سفارش در روز می نمایند و گاها در صورتی که ویزیتوری به کف مورد نظر سفارش روزانه نرسد وی را جریمه می کنند . ویزیتورها نیز برای اینکه جریمه نشوند یا مورد توبیخ قرار نگیرند سفارش صوری تنظیم می کنند و..

۴- سیاستهای وصول : یکی دیگر از دلایل برگشت کالا از توزیع سیاستهای وصول میباشد . به این معنی که شرکتها قاعدتا برای نظم بخشی به جریان نقدینگی خود ضوابطی را تنظیم می کنند که این ضوابط و اجرای بدون نرمش آن در حین عملیات توزیع می تواند از دلایل مرجوعی گردد . دقت شود که در این مورد ، ویزیتور شرایط تسویه را در اخذ سفارش رعایت کرده است ، لیکن مشتری در هنگام تحویل بار بدلیل ناهمخوانی شرایط تسویه با وضعیت نقدینگی خودش از دریافت آن امتناع می کند .

۵- درخواست دریافت کالا بصورت اعتباری : امروزه اغلب شرکتهای پخش بدلیل مشکلات موجود در اعتبار دهی به مشتریان و همچنین مشکلات وصول مطالبات (ازجمله نیاز به نیروی اضافه تر برای تحصیلداری) تاکید زیادی بر وصول پای بار دارند ، از طرفی برخی از مشتریان بدلایل موجهی نظیر اتمام دسته چک ، یا در دسترس نبودن آن ، یا نبودن شخص صادر کننده چک ، یا اصرار به کنترل کالای دریافتی و سپس صدور چک و … درخواست دریافت اعتباری کالا را دارند که این موضوع می تواند منجر به برگشتی شود

۶- تغییر قیمت : موارد زیادی پیش می آید که بعد از دریافت سفارش ، کالا دچار تغییر قیمت می شود . قاعدتا شرکتها ملزم به پایبندی به  سفارش دریافتی می باشند و می بایستی سفارش را مطابق با شرایط توافق شده ارسال نمایند ، اما  بدلیل ناهماهنگی های داخلی ، کالا با قیمت جدید ارسال می شود که این موضوع علاوه بر دلخوری مشتری ، منجر به برگشت آن نیز می شود

۷- عدم انطباق مشخصات مشتری : برخی اوقات بدلیل نداشتن لیست مسیر توسط ویزیتور و ویزیت نامنظم وی ، مشخصات مشتری بصورت ناقص یا اشتباه اعلام می شود و یا برعکس مشخصات ثبت شده در سیستم با مشخصات واقعی مشتری مطابقت ندارد . در هردوی این حالات توزیع کننده قادر به پیدا کردن مشتری نبوده و کالا برگشت می شود

۸- برخورد نامناسب عوامل توزیع : دقت شود که از آنجاییکه مرجع ثبت دلایل برگشت از توزیع همین عوامل توزیع می باشند ، بنابراین احتمال اینکه این علت بدرستی اندازه گیری نشود کاملا وجود دارد . حتی در سایر موارد فوق نیز احتمال اینکه دلیل واقعی مرجوعی چیزی که بیان می شود نباشد نیز وجود دارد . به هر روی قطعا یکی از دلایل برگشتی کالا می تواند برخورد نامناسب عوامل توزیع باشد .

۹- مشکل زمان در توزیع : گاهی مشتریان انتظار دارند شرکتهای پخش زمان مشخصی را برای ارسال کالای ایشان در نظر بگیرندو در زمانهای غیر از زمان تعیین شده کالا دریافت نمی کنند . همچنین  در برخی اوقات بدلیل حجم زیاد سفارشات عملا توزیع برخی از آنها امکانپذیر نمی گردد یا بدلیل شلوغی و ترافیک یا حتی تصادف ممکن است توزیع کننده نتواند در زمان مقرر توزیع خود را به انجام برساند

۱۰- مسیر بندی نامناسب : مهم است که سرپرست توزیع ، باآشنایی مطلوبی که از مناطق محدوده توزیع خود دارد اقدام به مسیرچینی منظم سفارشات دریافتی کرده و از قراردادن سفارشات با مسیرهای کاملا متضاد (یک سفارش در غرب شهر ، دیگری در شرق !!) پرهیز نماید . این موضوع البته به نحوه سفارش گیری ویزیتورها نیز می تواند بستگی داشته باشد

۱۱- انصراف مشتری : و بالاخره می توان انصراف مشتری (به هردلیلی ) را یکی دیگر از عوامل برگشت کالا توصیف نمود . دقت شود که گاها مشتری نیز از بیان علت واقعی عدم دریافت کالا طفره می رود . مهم است که در دسته بندی دلایل برگشت کالا این عامل حتی المقدور کمتر ثبت شود و دلیل واقعی عدم دریافت را با استفاده از تکنیک های رایج از مشتری بیرون کشید !